Lệch chênh, vũ trụ này là thế!
Nguyên lý 80/20 là gì? Nguyên lý 80/20 cho chúng ta biết rằng trong bất cứ một nhóm nào cũng đều có một số đối tượng có một vai trò quan trọng hơn những đối tượng khác rất nhiều. Một mức chuẩn hoặc giả thuyết phù hợp là 80% những kết quả hoặc sản phẩm được sản sinh ra từ 20% những nguyên nhân, và nhiều khi từ một tỷ lệ nhỏ hơn nhiều những động lực có sức tác động lớn.
Lời ăn tiếng nói thường nhật là một minh họa rất rõ cho thực tế này. Ngài Issac Pitman, người phát minh ra tốc ký, khám phá ra rằng chỉ có 700 từ thông dụng mà đã chiếm đến 2/3 các từ ngữ dùng trong những cuộc nói chuyện trao đổi qua lại giữa chúng ta với nhau. Pitman nhận thấy rằng, những từ ngữ này, kể cả những từ ngữ phái sinh của chúng, chiếm 80% trong lời ăn tiếng nói thông thường. Trong trường hợp này, không tới 1% từ ngữ (bộ từ điển New Oxford Shorter Oxford English Dictionary tập hợp nửa triệu từ) được sử dụng trong 80% lượng thời gian. Chúng ta có thể gọi đây là nguyên lý 80/1. Tương tự, trên 99% những trao đổi, chuyện trò sử dụng không tới 20% vốn từ: chúng ta có thể gọi đây là nguyên lý 99/20.
Điện ảnh cũng có thể sử dụng để làm một minh họa cho nguyên lý 80/20. Một nghiên cứu mới đây cho thấy rằng 1,3% các bộ phim đem về 80% tổng doanh thu từ vé xem phim ở rạp, và ta có thể xem đây là quy luật 80/1 (xem mục “Nguyên lý 80/20 phân loại phim – gà ra gà, công ra công, trang…).
Nguyên lý 80/20 không phải là một công thức huyền bí gì. Nhiều khi mối quan hệ giữa kết quả và nguyên nhân gần tỷ lệ 70/30 hơn là 80/20 hay 80/1. Nhưng có một thực tế là ít khi nào xảy ra trường hợp 50% các nguyên nhân dẫn đến 50% kết quả. Chúng ta có thể thấy được vũ trụ này không cân đối, không bằng cân. Một thiểu số lại đóng một vai trò quan yếu.
Những con người và tổ chức thật sự có hiệu quả đều biết bám sát, tận dụng một số ít những động lực quan trọng có thể phát huy hiệu quả trong lĩnh vực, thế giới của họ và chuyển chúng thành những lợi thế của họ. Các bạn hãy tiếp tục đọc những trang sách sau đây để tìm hiểu xem các bạn cũng có thể học hỏi và làm như thế nào để cũng được như những người ấy…
Dẫn nhập về Nguyên lý 80/20
Trong một thời gian dài, định luật Pareto [Nguyên lý 80/20] cứ lừng lững tồn tại trong lĩnh vực kinh tế như một tảng đá bất trị không mời mà đến trên một khoảng sân đã ngăn nắp đâu vào đó, một định luật thực chứng không ai có thể giải thích nổi.
Nguyên lý 80/20 có thể và nên được áp dụng bởi mọi con người thông minh trong cuộc sống thường nhật của họ, bởi mọi tổ chức, đơn vị, và bởi mọi nhóm và hình thái xã hội. Nguyên lý này có thể giúp các cá nhân và tổ chức đạt được nhiều kết quả hơn nhiều với lượng công sức ít hơn nhiều. Nguyên lý 80/20 có thể làm cho con người ta hiệu quả hơn và hạnh phúc hơn. Nó có thể nhân lên gấp bội mức độ lợi nhuận của các công ty và tính hiệu quả của bất cứ tổ chức nào.
Thậm chí nó còn đóng một vai trò quan yếu trong việc nâng cao chất lượng và số lượng những dịch vụ công ích trong khi cắt giảm chi phí. Cuốn sách này, công trình đầu tiên bàn về Nguyên lý 80/20,2được viết ra từ một niềm xác tín cháy bỏng, đã được kiểm nghiệm và thực chứng qua kinh nghiệm kinh doanh và cá nhân, rằng nguyên lý này là một trong những phương cách tốt nhất để giải quyết và vượt qua được những áp lực của cuộc sống hiện đại.
Nguyên lý 80/20 là gì?
Nguyên lý 80/20 khẳng định rằng một thiểu số nguyên nhân, “nguyên liệu đầu vào”, hoặc công sức thường dẫn đến một đa số những kết quả, “sản phẩm đầu ra”, hoặc những thành quả. Hiểu theo nghĩa đen, điều này có nghĩa là, chẳng hạn, 80% những gì các bạn đạt được trong công việc của mình là kết quả của 20% lượng thời gian các bạn đã bỏ ra. Như vậy, có thể nói 4/5 những nỗ lực mà các bạn đã bỏ ra – chiếm một tỷ lệ rất lớn – đều chủ yếu là không đem lại hiệu quả mong đợi. Thực tế này trái ngược với những gì người ta thường nghĩ.
Như vậy Nguyên lý 80/20 khẳng định rằng tự trong nội tại quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả, “nguyên liệu đầu vào” và “sản phẩm đầu ra”, và giữa công sức và thành quả thu được đã có một tình trạng mất cân đối. Một chuẩn mức rất rõ cho tình trạng mất cân đối này có thể thấy qua quan hệ 80/20: công thức điển hình sẽ cho thấy rằng 80% những “sản phẩm đầu ra” kết tựu từ 20% những “nguyên liệu đầu vào”; rằng 80% các kết quả xuất phát từ 20% các nguyên nhân; hoặc rằng 80% những thành quả có được từ 20% công sức đã đầu tư. Hình 1 minh họa cho mối quan hệ này.
Trong kinh doanh, nhiều ví dụ minh họa cho Nguyên lý 80/20 đã được kiểm chứng. 20% các sản phẩm thường chiếm 80% doanh số tính theo đô-la Mỹ; và 20% các khách hàng cũng có một tầm quan trọng tương tự. 20% các sản phẩm hoặc khách hàng thường chiếm khoảng 80% lợi nhuận của đơn vị.
Trong xã hội, 20% các tội phạm chiếm 80% giá trị của tất cả các tội phạm. 20% người lái xe gây ra 80% số tai nạn. 20% số người kết hôn cấu thành 80% số người ly dị (những kẻ cứ tái hôn rồi lại ly dị đã làm méo lệch các con số thống kê, gây ra một cảm giác bi quan sai lệch về mức độ chung thủy trong hôn nhân). 20% các học sinh sinh viên nắm giữ 80% những bằng cấp, chứng chỉ được phát ra.
Trong cuộc sống gia đình, 20% những tấm thảm trải trong nhà thường xuyên có những bước chân giẫm lên. 20% số quần áo được đem ra mặc trong 80% lượng thời gian. Và nếu các bạn có gắn một chuông báo trộm, 80% những vụ báo trộm nhầm là do 20% những nguyên nhân khả hữu.
Động cơ đốt trong là một minh họa tuyệt vời cho Nguyên lý 80/20. 80% lượng năng lượng bị bỏ phí trong quá trình đốt nhiên liệu và chỉ có 20% là được chuyển thành năng lượng đẩy cho bánh xe chạy; số 20% “nguyên liệu đầu vào” này tạo ra 100% “sản phẩm đầu ra”!
Khám phá của Pareto: thiếu cân đối, một tình trạng xảy ra một cách có hệ thống và có thể đoán trước được
Cơ sở nền tảng của Nguyên lý 80/20 được Vilfredo Pareto (1848-1923) – nhà kinh tế học người Ý – khám phá ra năm 1897, cách đây đúng 100 năm. Khám phá của ông cho đến nay đã có nhiều tên gọi khác nhau, như Nguyên lý Pareto (Pareto Principle), Định luật Pareto (Pareto Law), Qui tắc 80/20 (80/20 Rule), Nguyên lý thiểu công (Principle of Least Effort), và Nguyên lý bất cân bằng (Principle of Imbalance); trong bộ sách này chúng ta sẽ thống nhất gọi là Nguyên lý 80/20.
Qua cả một quá trình ảnh hưởng ngấm ngầm đối với nhiều người thành đạt quan trọng, nhất là những người làm kinh doanh, những người say mê máy tính, và những kỹ sư phụ trách về chất lượng, Nguyên lý 80/20 đã góp phần tác động đến thế giới hiện đại. Tuy nhiên, nó hãy còn là một trong những bí ẩn lớn nhất trong thời đại chúng ta – và ngay cả một số ít người biết và sử dụng Nguyên lý 80/20 cũng chỉ khai thác được một phần nhỏ nhoi sức mạnh của nó.
Như vậy Vildredo Pareto đã khám phá ra cái gì? Ông đã tình cờ nghiên cứu những quy luật về của cải và thu nhập ở nướcAnh thế kỷ XIX. Ông nhận thấy rằng, theo mẫu nghiên cứu của ông, hầu hết lượng thu nhập và của cải về tay một nhóm người thiểu số. Có lẽ chuyện này cũng không có gì đáng ngạc nhiên cho lắm. Nhưng ông cũng khám phá ra hai điều khác mà ông cho là rất có ý nghĩa.
Một là, có một mối quan hệ nhất quán, có tính toán học giữa tỷ lệ người (lượng phần trăm trong tổng số đối tượng nghiên cứu đang xét) và lượng thu nhập hoặc của cải mà nhóm này được hưởng.Nói đơn giản hơn, nếu 20% của nhóm đối tượng nghiên cứu hưởng 80% lượng của cải,thì các bạn có thể đoán chắc rằng 10% sẽ hưởng, chẳng hạn như, 65% lượng của cải, và 5% sẽ hưởng 50%. Điểm mấu chốt không phải ở chỗ các con số phần trăm, mà là ở chỗ việc phân bố của cải trong một nhóm đối tượng có thể tiên đoán là không cân đối.
Khám phá thứ hai của Pareto, một khám phá thật sự làm ông phấn khích, là quy luật bất cân đối này lặp đi lặp lại một cách ổn định bất cứ khi nào ông xem xét những dữ liệu liên quan đến những giai đoạn lịch sử khác nhau hoặc những quốc gia khác nhau. Dù nghiên cứu nước Anh trong những giai đoạn đầu, hoặc bất cứ dữ liệu nào có thể có được về những nước khác trong thời đại của ông hoặc trước đó, ông đều thấy có một quy luật chung lặp đi lặp lại, nhiều lần, với một sự chính xác toán học.
Đây là một sự trùng hợp lạ kỳ, hay là một điều gì đó có một tầm quan trọng lớn lao đối với kinh tế học và xã hội? Quy luật này có còn đúng không nếu áp dụng vào những tập hợp dữ liệu có liên quan đến những vấn đề khác ngoài của cải hoặc thu nhập? Pareto là một nhà cách tân đại tài, vì trước ông ta chưa có ai từng xem xét hai tập hợp dữ liệu có liên quan với nhau – trong trường hợp này là so sánh phân phối thu nhập hoặc của cải với số người có thu nhập hoặc chủ sở hữu tài sản – và so sánh tỷ lệ phần trăm giữa hai tập hợp dữ liệu này. (Ngày nay phương pháp này đã trở nên bình thường, và đã dẫn đến những bước nhảy vọt lớn trong các hoạt động doanh thương và kinh tế.)
Mặc dù Pareto đã nhận thấy tầm quan trọng và phạm vi áp dụng rộng lớn của khám phá của ông nhưng, thật đáng tiếc, ông lại rất kém trong việc giải thích nó. Sau đó ông tiếp tục đưa ra hàng loạt những lý thuyết xã hội học kỳ thú nhưng lan man, chẳng đâu vào đâu, tập trung vào vai trò của bộ phận tinh hoa của xã hội, để rồi cuối đời ông, những tư tưởng ấy đã bị những tên phát xít theo phe Mussolini lạm dụng và bóp méo.
Ý nghĩa của Nguyên lý 80/20 đã bị “trùm mền” cả một thế hệ. Trong khi một vài nhà kinh tế học, đặc biệt là ở Hoa Kỳ,đã nhận thấy tầm quan trọng của nó nhưng mãi đến sau Chiến tranh Thế giới Thứ hai mới có hai người đi tiên phong cùng lúc nhưng hoàn toàn khác nhau bắt đầu tạo ra được những đợt sóng gây chú ý dư luận với Nguyên lý 80/20.
1949: Nguyên lý Thiểu Công của Zipf
Một trong những người đi tiên phong là giáo sư ngữ văn dạy ở Đại học Harvard, George K. Zipf. Năm 1949, giáo sư Zipf khám phá ra “Nguyên lý thiểu công” vốn thật ra là một tái khám phá và cụ thể hóa nguyên lý của Pareto. Nguyên lý của Pareto phát biểu rằng nguồn lực (con người, hàng hóa, thời gian, kỹ năng, hoặc bất cứ thứ gì khác có khả năng sản sinh thêm giá trị mới) thường có khuynh hướng tự sắp xếp chính mình để giảm thiểu công việc, để rồi chừng 20-30% của bất cứ nguồn lực nào chiếm 70-80% hoạt động liên quan đến nguồn lực ấy.
Giáo sư Zipf sử dụng những con số thống kê về dân số, sách vở, tư liệu ngữ văn, và những hành vi cá nhân để chỉ ra sự lặp đi lặp lại rất ổn định của quy luật bất cân đối ấy. Chẳng hạn, ông phân tích tất cả những tờ hôn thú được cấp bởi chính quyền Philadelphia trong năm 1931 ở một khu vực gồm 20 dãy nhà, qua đó cho thấy rằng 70% những vụ kết hôn là giữa những người sống trong vòng 30% của khoảng cách.
Rất tình cờ, Zipf cũng cung cấp được những giải thích khoa học cho một bàn làm việc bừa bộn bằng cách “bào chữa” cho sự bừa bộn ấy với một quy luật khác: tần suất sử dụng đem những thứ thường xuyên được sử dụng lại gần với chúng ta. Những thư ký thông minh từ lâu đã biết không nên sắp xếp quá đâu vào đấy đối với những tài liệu, giấy tờ thường cần tham khảo.
1951: Quy luật về số ít quan yếu của Juran và sự hưng phát của Nhật Bản
Một nhân vật tiên phong khác của Nguyên lý 80/20 là một người được xem là tổ sư về chất lượng, kỹ sư Joseph Juran (sinh năm 1904), một người Mỹ gốc Ru-ma-ni, một nhân vật quan trọng đứng sau cuộc Cách mạng Chất lượng trong giai đoạn 1950-1990. Ông đã làm cho cái mà ông gọi là “Nguyên lý Pareto” hoặc “Quy luật về số ít quan yếu” (Rule of the Vital Few) hầu như đồng nghĩa với cuộc đi tìm chất lượng cao cho sản phẩm.
Năm 1924, Juran vào làm việc ở Western Electric, bộ phận chế tạo sản xuất của Bell telephone System, khởi đầu sự nghiệp là một kỹ sư trong một công ty và về sau đã thành danh như là một trong những chuyên gia tư vấn về chất lượng hàng đầu của thế giới.
Ý tưởng tuyệt vời của ông là sử dụng Nguyên lý 80/20, cùng với những phương pháp thống kê khác, để tìm và khắc phục những lỗi chất lượng và cải thiện độ tin cậy và giá trị của các hàng hóa công nghiệp và tiêu dùng. Sổ tay kiểm soát chất lượng, tác phẩm có tính mở đường của Juran, được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1951 và đã tán dương Nguyên lý 80/20 bằng những lời lẽ rất hào phóng:
Nhà kinh tế học Pareto đã phát hiện ra rằng của cải cũng được phân phối một cách thiên lệch [như những quan sát của Juran về mất tổn thất chất lượng]. Ta có thể tìm thấy những trường hợp tương tự – sự phân bố tội phạm giữa những tội nhân, sự phân bố tai nạn giữa những qui trình tiềm ẩn nguy cơ, v.v… Nguyên lý của Pareto về sự phân bố không đồng đều áp dụng cho sự phân bố của cải và cho sự phân bố tổn thất chất lượng.
Không có nhà công nghiệp tai to mặt lớn nào ở Mỹ quan tâm đến những lý thuyết của Juran. Năm 1953 ông được mời đến Nhật Bản để thuyết giảng, và đã được nhiều người đón nhận ý tưởng của ông. Ông đã ở lại làm việc với mấy tập đoàn của Nhật, làm biến chuyển giá trị và chất lượng những hàng hóa tiêu dùng của họ. Mãi cho đến khi mối đe dọa của người Nhật đối với nền công nghiệp Hoa Kỳ đã hiển hiện, thời gian sau năm 1970, thì ở phương Tây người ta mới xem trọng Juran. Ông về nước để làm cho nền công nghiệp Hoa Kỳ những gì ông đã làm cho người Nhật. Nguyên lý 80/20 chính là linh hồn của cuộc cách mạng chất lượng toàn cầu.
Các thập niên 1960-1990: những tiến bộ từ việc áp dụng Nguyên lý 80/20
IBM là một trong những tập đoàn đầu tiên và thành công nhất đã phát hiện và đưa vào áp dụng Nguyên lý 80/20, một điều giúp giải thích tại sao hầu hết các chuyên gia hệ thống máy tính được đào tạo ở hai thập niên 1960 và 1970 đều biết đến ý tưởng này.
Năm 1963, IBM phát hiện ra rằng chừng 80% thời gian của một máy tính được dành để thực hiện chừng 20% mã điều hành. Công ty ngay lập tức viết lại phần mềm điều hành để 20% mã điều hành sử dụng thường xuyên nhất ấy dễ tiếp cận và thân thiện với người sử dụng nhất, qua đó làm cho những chiếc máy tính IBM trở nên hiệu quả hơn và nhanh hơn những chiếc máy tính của các công ty đối thủ cạnh tranh trong đa số những chương trình ứng dụng.
Những tập đoàn chế tạo máy tính cá nhân (PC) và viết phần mềm sử dụng cho chúng ở thế hệ kế tiếp, như Apple, Lotus, và Microsoft, còn sốt sắng hơn trong việc áp dụng Nguyên lý 80/20 để làm cho những chiếc máy tính của mình rẻ hơn và dễ sử dụng hơn cho một lớp người sử dụng mới, trong đó có những người “dốt máy tính” hiện được ca ngợi, o bế mà trước đây nhác thấy chiếc máy chỉ dám “kính nhi viễn chi”.
Kẻ thắng gom tất
Sau Pareto một thế kỷ, ý nghĩa của Nguyên lý 80/20 lại hồi sinh trong những tranh luận gần đây về mức thu nhập cao ngất trời và luôn tăng cao của những siêu sao và những cá nhân rất thiểu số đầu ngành ở ngày một nhiều các ngành nghề. Đạo diễn phim Steven Spielberg kiếm được 165 triệu đô-la trong năm 1994. Joseph Jamial, luật sư tố tụng được trả thù lao hậu hĩ nhất, 90 triệu đô-la. Lẽ đương nhiên, những đạo diễn phim hay luật sư thường thường bậc trung chỉ có được một mức thu nhập bé tẻo teo so với những món tiền cỡ đó.
Thế kỷ XX đã có những nỗ lực to lớn nhằm cân bằng các mức thu nhập, nhưng tình trạng bất đồng đều vừa mới được san phẳng chỗ này lại cứ nổi lên chỗ khác. Ở Hoa Kỳ, từ 1973 đến 1995, thu nhập thực trung bình tăng 36%, nhưng con số tương ứng của các công nhân không có một chức vụ quản lý gì lại giảm 14%. Trong thập niên 1980, tất cả của cải đã về tay 20% những người thu nhập cao nhất, và 64% của tổng mức tăng – một điều không thể không để ý – lại vào tay 1% những người thu nhập cao nhất.
Quyền sở hữu các cổ phần ở Hoa Kỳ cũng tập trung chủ yếu trong một thiểu số các hộ gia đình: 5% số hộ gia đình Hoa Kỳ sở hữu chừng 75% giá trị trong ngành hàng tiêu dùng. Chúng ta cũng có thể thấy một tác động tương tự trong vai trò của đồng đô-la: chừng 50% các giao dịch thương mại của thế giới được tính bằng đô-la, vượt xa con số 13% là tỷ lệ xuất khẩu Hoa Kỳ so với thế giới. Và, trong khi tỷ lệ của đồng đô-la so với mức dự trữ ngoại hối là 64%, tỷ suất của GDP Hoa Kỳ với tổng sản lượng toàn cầu cũng chỉ vừa qua 20%. Nguyên lý 80/20 lúc nào cũng tự khẳng định giá trị của mình, trừ phi con người có những nỗ lực lớn, tự giác, và nhất quán, duy trì qua một thời gian dài để phủ định nó.
Tại sao Nguyên lý 80/20 lại quan trọng đến thế
Lý do làm cho Nguyên lý 80/20 có giá trị đến thế là do nó đi ngược lại với những gì chỉ cảm nhận bằng trực giác. Chúng ta thường cứ hay nghĩ rằng tất cả các nguyên nhân sẽ dẫn đến những kết quả với một tầm quan trọng gần như nhau. Rằng tất cả các khách hàng đều có giá trị như nhau. Rằng mỗi doanh nghiệp, mỗi sản phẩm, và mỗi đồng tiền kiếm được từ lợi nhuận doanh số đều có giá trị ngang nhau.
Rằng, với chúng ta, tất cả các nhân viên đều có giá trị gần như nhau. Rằng tất cả các câu hỏi và cú điện thoại đều cần được đối xử như nhau. Rằng trường đại học nào cũng tốt như trường đại học nào. Rằng tất cả mọi vấn đề đều có một số lượng lớn những nguyên nhân, do vậy không đáng phải khu biệt riêng một số nguyên nhân quan yếu. Rằng tất cả mọi cơ hội đều có giá trị gần như nhau, do vậy chúng ta đều xử lý chúng như nhau.
Chúng ta có khuynh hướng cho rằng 50% các nguyên nhân hoặc tác động đầu vào tạo ra 50% kết quả hoặc sản phẩm đầu ra. Dường như có một tư tưởng tự nhiên, hầu như dân chủ, cho rằng nguyên nhân và kết quả nói chung cân bằng nhau. Nhưng ảo tưởng về quan hệ 50/50 này là một trong những điều sai lạc nhất, có hại nhất, đồng thời là nếp nghĩ thâm căn cố đế nhất, trong bản đồ tư duy của chúng ta.
Nguyên lý 80/20 khẳng định rằng khi hai tập hợp dữ liệu, liên quan đến nguyên nhân và kết quả, có thể được xem xét và phân tích thì kết quả khả hữu nhất là sẽ có một mô hình, quy luật chung về sự mất cân bằng. Sự mất cân bằng ấy có thể là 65/35, 70/30, 75/25, 80/20, 95/5, hoặc 99,1/0,1, hay bất cứ một tỷ lệ nào nằm trong khoảng ấy. Tuy nhiên, tổng hai con số được đem ra so sánh không nhất thiết phải là 100 (xem trang 43).
Nguyên lý 80/20 cũng khẳng định rằng khi chúng ta biết mối quan hệ thật sự thì thường chúng ta lấy làm ngạc nhiên trước tình trạng mất cân bằng giữa hai bên. Dù mức chênh lệch là gì thì thông thường sự mất cân bằng ấy cũng vượt ra khỏi những ước định của chúng ta trước đó.
Các nhà quản lý có thể đã ngờ ngợ thấy rằng một số khách hàng và một số sản phẩm có khả năng sinh lợi nhuận cao hơn những khách hàng và sản phẩm khác, nhưng khi đã được chứng minh cho thấy mức độ khác biệt thì họ thường lấy làm rất ngạc nhiên và có khi ngơ ngẩn trước kết quả ấy.
Các giáo viên có thể đã biết rằng đa số những vấn đề vi phạm kỷ luật hoặc hầu hết các vụ trốn học đều xuất phát từ một thiểu số các học sinh, nhưng nếu phân tích sổ sách ghi chép lại các vụ việc ấy thì sự khác biệt giữa hai con số có lẽ sẽ lớn hơn mức người ta vẫn hằng tưởng. Có thể chúng ta cũng thấy được rằng một phần quỹ thời gian của chúng ta có giá trị hơn phần còn lại, nhưng nếu chúng ta đo lường hai phần thời gian đầu tư và kết quả thu được thì sự khác biệt giữa các con số cũng sẽ làm cho chúng ta sững sờ.
Tại sao bạn lại phải quan tâm đến Nguyên lý 80/20? Cho dù bạn có nhận ra hay không thì nguyên lý này vẫn áp dụng với cuộc đời của bạn, cho giới xã hội của bạn, và cho nơi làm việc của bạn. Hiểu được Nguyên lý 80/20 sẽ cho phép bạn có được những cái nhìn sâu sắc về những gì đang thật sự diễn ra trong thế giới chung quanh chúng ta.
Thông điệp chủ đạo của cuốn sách này là, cuộc sống thường nhật của chúng ta có thể được cải thiện rất nhiều bằng cách sử dụng Nguyên lý 80/20. Mỗi cá nhân có thể hiệu quả hơn và hạnh phúc hơn. Mỗi đơn vị mong muốn có lợi nhuận có thể kiếm được nhiều lợi nhuận hơn.
Mỗi tổ chức phi lợi nhuận cũng có thể có được những kết quả hữu ích hơn. Mỗi chính phủ đều có thể đảm bảo rằng mỗi công dân của mình đều được hưởng nhiều quyền lợi hơn khi có chính phủ ấy cai quản. Từng người và từng tổ chức đều có thể đạt được nhiều điều hơn – tất cả đều có giá trị, và né tránh những giá trị tiêu cực, với ít công sức hơn, ít chi phí hơn, và ít vốn đầu tư hơn.
Tâm điểm của những tiến bộ ấy là một quy trình thay thế. Những nguồn lực có tác động yếu trong bất cứ công dụng nào đều không nên sử dụng, hoặc chỉ sử dụng dè dặt. Những nguồn lực có tác động mạnh mẽ phải được sử dụng càng nhiều càng tốt. Một cách lý tưởng, mỗi nguồn lực phải được sử dụng vào những chỗ có thể phát huy và đem lại giá trị cao nhất. Ở bất kỳ chỗ nào có thể, những nguồn lực yếu kém cần được bồi dưỡng và phát triển để chúng có thể bắt chước hành vi của những nguồn lực hiệu quả hơn.
Sản xuất kinh doanh và thị trường đã sử dụng qui trình này, và đã thu được những tác dụng lớn lao, từ hàng trăm năm nay. Nhà kinh tế học người Pháp J-B Say, người đã tạo ra từ entrepreneur (nhà doanh nghiệp) vào khoảng năm 1800, đã nói rằng “nhà doanh nghiệp chuyển vận nguồn lực kinh tế ra khỏi khu vực có năng suất thấp để bước lên một khu vực có năng suất và sản lượng cao”.
Nhưng một ý nghĩa thú vị của Nguyên lý 80/20 là, các doanh nghiệp và thị trường vẫn còn phải vượt qua một khoảng cách bao xa nữa mới đưa ra được những giải pháp tối ưu. Ví dụ, Nguyên lý 80/20 khẳng định rằng 20% sản phẩm, hoặc khách hàng, hoặc nhân viên, mới thật sự tạo ra 80% lợi nhuận.
Nếu điều này là đúng – và những nghiên cứu thường khẳng định những tỷ lệ bất tương xứng như thế quả có tồn tại – thì còn lâu hiện tình ấy mới đạt đến mức có hiệu quả hoặc tối ưu. Điều có ý nghĩa ở đây là 80% các sản phẩm, hoặc khách hàng, hoặc nhân viên, chỉ đóng góp 20% lợi nhuận. Là đang có một sự lãng phí lớn. Là những nguồn lực mạnh mẽ nhất của công ty đang bị níu lại bởi một đa số những nguồn lực kém hiệu quả hơn rất nhiều.
Là lợi nhuận có thể được nhân lên nếu nhiều hơn những sản phẩm tốt nhất có thể được đem bán ra, những nhân viên “xịn” nhất được tuyển dụng, hoặc những khách hàng “ngon” được thu hút (hoặc được thuyết phục hãy mua thêm nhiều hàng nữa của công ty).
Trong trường hợp này người ta có thể đặt một câu hỏi rất xác đáng: tại sao lại tiếp tục làm ra mớ sản phẩm chiếm 80% mà chỉ đem về 20% lợi nhuận kia? Các công ty ít khi đặt ra câu hỏi này, bởi vì trả lời câu hỏi ấy sẽ có nghĩa là phải hành động một cách quyết liệt: ngưng làm 4/5 những gì bạn đang làm không phải là một thay đổi nhỏ nhặt.
Điều J-B Say gọi là công việc của những nhà doanh nghiệp thì những nhà tài chính hiện đại gọi là “nghiệp vụ ác-bít” (kinh doanh chênh lệch tỷ giá). Thị trường tài chính quốc tế rất nhanh nhạy trong việc điều chỉnh những hiện tượng bất thường trong việc định giá trị, chẳng hạn giữa các tỷ giá hối đoái.
Nhưng các tổ chức doanh thương và các cá nhân nói chung thường rất kém về nghiệp vụ ác-bít hoặc nghệ thuật làm nhà doanh nghiệp, trong việc chuyển dịch nguồn lực từ chỗ chúng có giá trị kém đến chỗ chúng có thể đem lại những kết quả tốt, hoặc trong việc cắt bỏ những nguồn lực giá trị thấp và mua vào những nguồn lực có giá trị cao hơn.
Trong hầu hết các trường hợp, chúng ta không nhận ra mức độ mà một số nguồn lực, dù chỉ là một thiểu số nhỏ, lại có một năng suất siêu cao – cái mà Joseph Juran gọi là “số ít quan yếu” – trong khi những cái đa số – “số nhiều tào lao” – lại đem lại rất ít năng suất hoặc có thể gây ra những tác động tiêu cực. Nếu chúng ta quả có nhận ra sự khác biệt giữa “số ít quan yếu” và “số nhiều tào lao” trong tất cả các bình diện của đời sống chúng ta, và nếu chúng ta có làm một cái gì đó trước hiện tượng ấy thì chúng ta có thể nhân rộng những gì chúng ta xem là quan trọng lên một giá trị gấp bội.
Nguyên lý 80/20 và thuyết hỗn độn
Lý thuyết xác suất cho ta biết rằng hầu như không thể có chuyện tất cả các ứng dụng của Nguyên lý 80/20 đều xảy ra một cách ngẫu nhiên, do một thoáng cơ may nào đó. Chúng ta chỉ có thể giải thích nguyên lý này khi tìm được những tầng ý nghĩa hoặc nguyên nhân sâu xa hơn còn nằm ẩn khuất bên dưới.
Bản thân Pareto cũng đã từng vật lộn với vấn đề này, ông luôn cố áp dụng một phương pháp luận nhất quán cho việc nghiên cứu xã hội. Ông đã sục sạo để tìm cho ra “những lý thuyết có thể vẽ nên được bức tranh của những kết quả từ kinh nghiệm hoặc quan sát”, những mẫu hình lặp đi lặp lại, những quy luật xã hội, hoặc những “đồng dạng” có thể giải thích được hành vi của cá nhân và xã hội.
Cách làm có tính xã hội học của Pareto không tìm ra được một chìa khóa có sức thuyết phục. Ông qua đời đã lâu thì thuyết hỗn độn – vốn có nhiều tương đồng rất lớn với Nguyên lý 80/20 và góp phần giải thích Nguyên lý này – mới ra đời. Trong ba mươi năm cuối của thế kỷ XX đã diễn ra một cuộc cách mạng về tư duy của các nhà khoa học về vũ trụ, làm đảo lộn những tri thức thống lĩnh cả 350 năm trước đó.
Tư tưởng đã từng thống lĩnh ấy là những tư tưởng dựa trên máy móc và có tính duy lý, tự thân đã là một bước tiến vĩ đại so với những quan điểm huyền bí và tùy tiện về thế giới mà người ta đã từng tin trong thời Trung Cổ. Quan điểm cơ học đã chuyển Thượng đế từ một thế lực không thể hiểu nổi và thất thường thành một kỹ sư chế tạo đồng hồ thân thiện với người sử dụng hơn.
Quan điểm ấy về thế giới của con người ở thế kỷ XVII, và vẫn còn rất phổ biến trong xã hội ngày nay, ngoại trừ trong những tầng lớp khoa học đã tiến bộ, thật dễ chịu và hữu ích vô cùng. Tất cả các hiện tượng đều được giản lược quy về những mối quan hệ “có quy tắc”, có thể đoán trước, tuyến tính. Ví dụ, a tạo ra b, b tạo ra c, và a + c thì tạo ra d. Một thế giới quan như thế cho phép bất cứ thành phần cá nhân nào của vũ trụ – sự vận hành của trái tim con người chẳng hạn, hoặc của bất cứ thị trường riêng rẽ nào – có thể được phân tích riêng biệt, bởi vì tổng thể là tổng cộng của các thành phần và ngược lại.
Nhưng trong nửa sau của thế kỷ XX thì dường như sẽ đúng hơn nhiều nếu nhìn thế giới như một sinh vật đang vận động, tiến hóa trong đó toàn bộ hệ thống lớn hơn tổng các thành phần, và trong đó quan hệ giữa các thành phần là phi tuyến tính. Nguyên nhân không dễ xác định ngay, có những quan hệ liên lập phức tạp giữa các nguyên nhân, và ranh giới phân định nguyên nhân và kết quả có thể mờ nhạt, không rõ. Vấn đề với lối tư duy một chiều là không phải lúc nào nó cũng đúng được, nhiều khi chỉ là một sự đơn giản hóa quá mức thực tế. Cân bằng là chuyện viễn ảo, mong manh. Vũ trụ này vốn rất khập khiễng, tròng trành.
Tuy nhiên, thuyết hỗn độn, mặc dù tên gọi là thế, không nói rằng mọi thứ chỉ là một mớ hổ lốn không thể hiểu nổi và vô vọng. Đúng hơn là, có một lô-gích nội tại ẩn mình dưới một vẻ ngoài mất trật tự, một tính chất phi tuyến tính khả đoán – điều mà nhà kinh tế học Paul Krugman đã gọi là “chính xác” đến “kỳ quái”, “đáng sợ”, và “khiếp đảm”.9
Lô-gích ấy thì nhận biết dễ hơn là mô tả, và không hoàn toàn khác biệt vớ sự lặp đi lặp lại của một chủ đề trong một nhạc phẩm. Một số quy luật đặc thù vẫn thường lặp đi lặp lại, nhưng với một vẻ muôn hình vạn trạng vô cùng và khôn lường.
Thuyết hỗn độn và Nguyên lý 80/20 soi sáng minh chứng cho nhau
Thuyết hỗn độn và những khái niệm khoa học hữu quan có liên hệ như thế nào với Nguyên lý 80/20? Mặc dù xem ra chưa có ai khác xác lập mối liên hệ này nhưng tôi nghĩ câu trả lời là: rất nhiều.
Đọc sách giấy làm khả năng ghi nhớ và nắm bắt thông tin tốt hơn, tránh giảm thị lực mắt. Hãy mua cuốn sách Nguyên Lý 80/20 – Bí Quyết Làm Ít Được Nhiều với mức giá rẻ nhất theo link dưới đây.
