Thực trạng vấn đề thất thoát trong các cửa hàng
Nếu đã là người quản lý hay làm chủ một cửa hàng, bạn sẽ chẳng lạ gì những “triệu chứng” gây đau đầu dưới đây.
Tháng nào cũng có một lượng ngân quỹ “đội nón ra đi” mà không ai rõ tung tích. Dù đã kiểm kê sổ sách cực kì cẩn thận, tỉ mỉ nhưng vẫn không điều tra được số chênh lệch mờ ám xuất phát từ đâu.
Nhà quản lý gặp khó khăn trong vấn đề tuyển dụng. Nhân viên chỉ gắn bó được một vài tháng rồi rời đi làm hao tốn thời gian và nguồn lực trong quá trình đào tạo.
Nhân viên không tuân thủ nội quy, đi muộn, về sớm, tác phong làm việc uể oải và rời rạc. Chủ cửa hàng đã áp dụng mọi biện pháp khuyên nhủ đến răn đe nhưng vẫn không có tác dụng
Có những quy trình làm việc tuy đơn giản nhưng dạy mãi mà nhân viên vẫn không nắm được, hoặc cố tình làm sai nên hiệu quả kinh doanh vẫn là một thứ xa vời.
Trong vai trò người đi trước, Trần Thanh Phong đã chia sẻ những câu chuyện mà anh từng kinh qua trong quá trình xây dựng chuỗi cửa hàng bán lẻ. Ngay đầu cuốn sách là câu chuyện cay đắng nhưng thực tế trong kinh doanh. Anh từ quản lý cửa hàng, vì hẫng một bước mà cửa hàng bị thất thoát 100 triệu, và sau 3 tháng cầm cự vì mô hình quản lý cửa hàng có vấn đề, anh trở về con số 0 tròn trĩnh với giọt nước mắt đầu tiên trong kinh doanh.
Những người đứng ở vai trò quản lý cửa hàng như Trần Thanh Phong chắc chắn sẽ có những cái gật đầu đồng cảm với anh ở câu chuyện thực tế này. Tiền của cửa hàng đã đi đâu, về đâu, và làm thế nào để kiểm soát. Chỉ khi mọi quy trình được minh bạch thì cửa hàng mới có thể vận hành thành công.
Nguyên nhân của thất thoát
Vậy thì, “ai đã dắt mất bò của tôi?” Đâu là nguyên nhất sâu xa của thực trạng thất thoát này?
Trước khi đi sâu vào vấn đề, cuốn sách Đừng Để Mất Bò đã phát cho người đọc một lăng kính mới về vấn đề thất thoát. Rằng, thất thoát không phải thất bại, mà nó là một khoản buộc phải bỏ ra để phục vụ công việc kinh doanh của mình.
Chỉ khi nhìn nhận như vậy, chúng ta mới đủ vững vàng và sáng suốt để tìm ra những lỗ hổng trong kinh doanh và lấp nó lại ngay lập tức.
Nói “thất thoát là một chi phí” không có nghĩa là chúng ta có thể để nó diễn ra mất kiểm soát. Những nhà quản lý tài ba cần giữ cho thất thoát xảy ra ở một tỉ lệ phù hợp nhất định.
Trong phần này, tác giả đã chỉ ra những mấu chốt gây ra thất thoát. Có 3 nguyên nhân chính, được phân tích vô cùng cặn kẽ và xác đáng: thất thoát đến từ nhân viên, thất thoát đến từ khách hàng và thất thoát đến từ quy trình quản lý.
Biết rằng thất thoát đến từ đâu, bạn sẽ không phải sợ nữa. Lý thuyết ở những phần trên sẽ được chuyển thành một bộ phim thám tử sống động. Bạn sẽ biết chính xác làm sao những kẻ gian lại có thể trộm cắp tài sản mà bạn không hề hay biết. Hay, làm thế nào mà nhân viên vẫn có thể âm thầm trục lợi ngay cả khi bạn đã lắp đặt đầy đủ camera và sử dụng phần mềm bán hàng.
Thay vì bị biến thành “thằng bờm ngơ ngác” bên trong chính cửa hàng của mình, cuốn sách Đừng Để Mất Bò sẽ giúp bạn nhìn rõ ai ngay, ai gian khi vạch mặt hơn 20 chiêu trò gian lận, trộm cắp phổ biến vẫn đang âm thầm diễn ra và lấy đi hàng tỷ đồng mỗi năm tại các cửa hàng.
Giải pháp cho tất cả những thất thoát
Đây được đánh giá là phần quan trọng nhất trong cuốn sách Đừng Để Mất Bò. Bằng kinh nghiệm kinh doanh thực chiến của mình, và quan trọng nhất, là học hỏi từ các thất bại, tác giả Trần Thanh Phong đã cho chúng ta những bộ quy tắc thực chiến để vận hành trơn tru các cửa hàng bán lẻ và hạn chế ở mức tối đa những thất thoát có thể xảy đến.
Cụ thể, cuốn Đừng Để Mất Bò sẽ cung cấp đến bạn:
- 3 bước tuyển chọn và huấn luyện để có được đội ngũ nhân viên xuất sắc, tìm đúng người cho đúng việc
- Cách thức tổ chức bộ máy, phân chia công việc và hướng đến tự động hóa hoạt động kinh doanh để tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa chi phí
- 2 phương pháp giám sát hiệu quả hoạt động của nhân viên, có thể đảm bảo mọi người hoạt động nghiêm túc mà vẫn duy trì không khí làm việc tích cực, vui vẻ tại cửa hàng.
Không phải lí thuyết suông, nhưng phương pháp này được đúc rút từ 15 năm làm kinh doanh của Trần Thanh Phong. Có gian khó, có thất bại thì mới có kinh nghiệm để tác giả gây dựng lên hệ thống kinh doanh với hơn 65 cửa hàng bán lẻ trên toàn quốc.
5 điều khắc cốt ghi tâm của chủ cửa hàng
Kinh doanh các cửa hàng bán lẻ như thời trang, hàng gia dụng… tưởng dễ dàng mà rất nhiều người đã phải đầu hàng. Đơn giản là tiền bỏ ra, doanh thu không kiếm lại được, hoặc doanh thu có nhưng chẳng bù đắp được chi phí.
Thất thoát trong cửa hàng bán lẻ là một vấn đề lớn cho các chủ cửa hàng bởi nó đến từ nhiều phía: nhân viên gian lận, trộm cắp từ bên ngoài, sai sót trong quản lý… và nó sẽ tốn của bạn một khoản tiền kha khá và một nỗi đau lòng không hề nhẹ. Nhưng rất nhiều shop bán hàng mất hàng mà không biết bởi không thường xuyên kiểm soát số lượng, hoặc số hàng tồn quá lớn không kiểm soát nổi bởi mất nhiều thời gian.
1. Thấu hiểu nhân viên
Cũng với lý do xa cách về địa lý giữa các cửa hàng và không phải lúc nào cũng có mặt tại tất cả mọi cửa hàng để quản lý nhân viên bán hàng của mình, nên nhiều nhà bán lẻ từ lâu đã phó mặc cửa hàng cho sự trung thực và đạo đức của nhân viên. Vì thế, không ít cửa hàng bán lẻ đã chịu thất thoát lớn khi đối mặt với sự không trung thực của nhân viên bán hàng. Bởi vậy trong bộ giải pháp chống thất thoát cho cửa hàng, giải pháp về con người được đánh giá là triệt để nhất nhưng khó thực hiện nhất. Để có được những nhân viên hết lòng vì công việc, là một chủ cửa hàng, bạn cũng cần hiểu tâm lý nhân viên và có những động viên đúng lúc khi họ làm tốt. Hãy khen ngợi và thưởng cho những nhân viên có ý tưởng để quản lý hao hụt. Hãy là một người chủ công tâm, hiểu biết và gần gũi. Hãy cho thấy rằng nhân viên luôn được đánh giá cao ở năng lực, sự trung thực và nỗ lực làm việc.
2. Xây dựng văn hóa cửa hàng
Một cửa hàng thì có cần văn hóa riêng? Câu trả lời luôn là RẤT CẦN THIẾT. Tại sao ư? Văn hóa cửa hàng được hiểu là những tiêu chí cơ bản nhất trong ứng xử cho mỗi cá nhân. Một bộ văn hóa riêng cho cửa hàng là kim chỉ nam cho mọi hành động, ứng xử, hành vi và cách suy nghĩ của các cá nhân. Hãy đưa vào đó tiêu chí về sự trung thực. Đó sẽ là nền tảng để phát triển cửa hàng của bạn, giúp cho việc chống thất thoát trở thành mối quan tâm chung của tất cả các thành viên chứ không chỉ của riêng mình bạn. Cụ thể như:
- Lên nội quy, các biện pháp xử phạt nội bộ cũng như việc kiện tụng ra pháp luật nếu nhân viên có hành vi gian dối, trộm cắp hàng hóa của cửa hàng
- Đào tạo nhân viên tuy niềm nở, lịch sự nhưng vẫn phải cảnh giác với những khách hàng có những biểu hiện như tránh nhìn thẳng vào mắt, hay nhìn lén nhân viên hay thu ngân, đi ra đi vào mà không mua đồ, mặc đồ lùng thùng như áo khoác, áo rộng hoặc đi theo nhóm
- Khi phát hiện có trộm thì nhân viên phải phối hợp cùng nhau bắt giữ kẻ trộm cùng tang vật, lập biên bản; có thể báo cơ quan công an hoặc tha cho tên trộm nếu không có thiệt hại lớn về vật chất. Tuyệt đối không được đánh đập hay làm nhục (chụp ảnh post lên mạng xã hội chẳng hạn) vì như thế kẻ trộm có thể kiện lại cửa hàng của bạn thì việc mất tiền còn lớn hơn nhiều.
3. Quản lý hàng hóa bằng công nghệ
Thay vì quản lý bằng sổ sách truyền thống, hãy áp dụng công nghệ vào quá trình quản lý của mình. Một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như hạn chế được những lỗi đến từ con người như việc quên nhập hàng chẳng hạn. Quản lý bằng phần mềm sẽ giúp bạn biết chính xác sự thay đổi về hàng hóa hàng ngày, thay vì hàng tháng thậm chí hàng năm bạn mới có thể tiến hành việc kiểm kê. Với phần mềm quản lý, bạn có thể thực hiện kiểm kê bất cứ lúc nào, với bất cứ loại hàng nào, và mọi thông số sẽ được lưu trong lịch sử để bạn dễ dàng truy cứu lại khi cần.
Sử dụng hệ thống bán hàng và quản lý cửa hàng
Hệ thống bán hàng bao gồm:
Máy tính hoặc máy tính bảng để bán hàng: Đã qua rồi thời kỳ các cửa hàng dùng sổ để ghi chép, chỉ cần nhân viên cẩu thả vứt vào thùng rác hay một con chuột ngứa răng cắn rách là toàn bộ số liệu sổ sách bán hàng của bạn đi tong. Thời đại internet, các thao tác được thực hiện trên máy tính thì ngay lập tức, thông tin sẽ được lưu trữ trên hệ thống bằng công nghệ điện toán đám mây. Thông tin được đảm bảo an toàn kể cả khi xảy ra sự cố bất ngờ như: cúp điện, mất kết nối internet, mất máy tính…
Máy quét mã vạch: hàng hóa kiểm soát bằng mã vạch để tránh sai sót, kiểm kê hàng hóa cũng dễ dàng hơn
Két đựng tiền: Tiền xếp khoa học, có khóa cẩn thận, tránh rơi vãi, móc túi, lẫn lộn
Máy in hóa đơn: Bạn quy định nhân viên bán hàng phải có hóa đơn, tránh tình trạng nhân viên trà trộn hàng kém chất lượng vào, bán rồi thu tiền hưởng lợi riêng.
Hệ thống quản lý cửa hàng:
Phần mềm quản lý cửa hàng có chức năng báo cáo liên tục không giới hạn thời gian hay không gian, giúp bạn quản lý ngay cả khi ở xa cửa hàng, biết được doanh số bán hàng, lợi nhuận, quản lý công nợ, hỗ trợ các báo cáo cho kế toán, thuế.
Xác định số lượng tồn kho ở bất kì cửa hàng nào trong chuỗi và thực hiện điều chuyển giữa các cửa hàng trong chuỗi một cách dễ dàng, nhanh chóng.
4. Hoàn thiện quy trình
Quy trình của một chuỗi bán hàng bao gồm: Nhập hàng > Lưu kho > Bán hàng > Dịch vụ > Khách hàng
Từ việc xác định được rõ 4 nguyên nhân trên chúng ta sẽ dần tìm được giải pháp triệt để để giảm tỉ lệ thất thoát hàng hóa. Trước hết ở nguyên nhân do quy trình bị lỗi, giải pháp là hoàn thiện quy trình quản lý bán hàng. Kiểm soát tốt các khâu từ nhập hàng, kiểm hàng, xuất hàng đến chuyển hàng. Ở mỗi khâu nên bố trí thêm nhân viên kiểm tra lại để hạn chế các sai sót.
5. Trang bị các thiết bị công nghệ an ninh
Để chống việc mất trộm hàng hóa tại cửa hàng, bạn có thể lắp đặt các thiết bị công nghệ an ninh như camera hay cửa từ an ninh. Việc đầu tư một lần sẽ tốn khoản chi phí tương đối, nhưng về lâu dài giải pháp này sẽ tránh cho bạn nhiều thất thoát từ nhân viên và từ các tên trộm bên ngoài. Các yêu cầu cần đảm bảo về các thiết bị công nghệ an ninh như sau:
Camera an ninh:
Camera cần có độ nét tốt, đủ để nhìn thấy mặt của người trong cửa hàng. Vị trí lắp cần bao quát được cửa hàng và đặc biệt phải lắp 1 chiếc ở quầy thu ngân để tránh gian lận. Camera cũng giúp bạn thống kê lượng khách ra vào hàng ngày/lượng khách mua hàng; tốc độ phục vụ của nhân viên, thái độ của nhân viên với khách hàng. Là nơi lưu trữ bằng chứng khi có xảy ra trộm cắp, tranh cãi hay ẩu đả cần xử lý.
Cửa từ an ninh:
Gắn hoặc dán tem từ ở một số hoặc tất cả hàng hóa của cửa hàng để cửa từ sẽ phát báo động nếu chưa thanh toán tiền
Muốn gỡ tem từ phải có bộ gỡ tem khoặc khử từ được trang bị ở quầy thu ngân
Đọc sách giấy làm khả năng ghi nhớ và nắm bắt thông tin tốt hơn, tránh giảm thị lực mắt. Hãy mua cuốn sách Đừng Để Mất Bò với mức giá rẻ nhất theo link dưới đây.
